Die Grundlagen der Planung Ihrer Geschäftsreise wie ein Experte

Eine klar definierte Reiserichtlinie ist eine wichtige (und kostengünstige) Art des effektiven Travel Managements. Eine spezifische Reiserichtlinie sollte klar definierte Richtlinien für alle Mitarbeiter in Bezug auf Verantwortlichkeiten und während der Reise, Reisevorbereitungen und Reisekosten enthalten.

Bei der Erstellung einer Reiserichtlinie für Ihr Unternehmen sind zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen.

Obwohl die Kosteneffizienz eine wichtige Voraussetzung ist, ist es wichtig, dass Sie die Sicherheit und Qualität der Reisedienstleistungen sowie die Reisebedürfnisse der reisenden Mitarbeiter nicht gefährden. Bieten Sie eine kleine Auswahl an Optionen an, die es den Mitarbeitern ermöglichen, eine auszuwählen, die am besten zu ihnen passt. Sie können unnötige Kompromisse noch weiter vermeiden, indem Sie die Mitarbeiter ihre Gedanken und/oder Meinungen während des Entscheidungsprozesses einbringen lassen.

Achten Sie immer darauf, dass Sie im Notfall immer die aktuellen Kontaktdaten Ihrer Mitarbeiter zur Hand haben.

Verantwortung für Ausgaben – persönlich, geschäftlich, Freizeit usw. – muss immer klar und präzise dargelegt werden.

DIE REISETECHNIK IN DEN GRIFF BEKOMMEN
Die Reiseplanung wurde zweifellos durch den Aufstieg von Online-Buchungsapplikationen revolutioniert. Das Problem mit der zunehmenden Verfügbarkeit solcher Tools ist die Wahl des richtigen Tools für Ihre Geschäftsreiseplanung.

Eine gute Option ist ein “personalisiertes” Online-Buchungstool, das speziell auf die speziellen Reiserichtlinien und -bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Obwohl die eigene Reisetechnik ihre Vorteile hat – wie z.B. Effizienzsteigerung durch eingebaute Genehmigungsverfahren und jederzeitiges Reisemanagement – gibt es einige Nachteile, die zu beachten sind. Das anfängliche Entwerfen und Zusammenstellen sowie die weitere Verwaltung eines benutzerdefinierten Online-Buchungstools kann recht steil sein. Ein weiterer Nachteil ist, dass die gesamte notwendige Forschung in Ihrer Verantwortung liegt. Es stellt sich die Frage, ob der Komfort den erforderlichen Aufwand und die Kosten wert ist.

Eine hervorragende Möglichkeit ist der Einsatz eines Travel Management Unternehmens (TMC). Die Arbeit mit einem TMC bedeutet, sich ein erfahrenes Travel Management Asset anzueignen, das ein engagierter Travel Manager ist. Ein Travel Manager kann Sie dabei unterstützen, die besten Reiseentscheidungen zu treffen, basierend auf Ihren individuellen Geschäftsanforderungen. Weitere Vorteile sind die Unterstützung bei einer Vielzahl weiterer Details, wie z.B. VISA-Anwendungen, die Organisation des Bodentransports, die Organisation von Forex und die Betreuung von Reiseunfällen.

Die kluge Wahl wäre, eine Kombination aus beidem zu verwenden. Die Vorteile der TMCs liegen auf der Hand und sie verfügen oft über ein Online-Buchungstool, das Unternehmen nutzen können. So profitieren Sie von beidem – dem Komfort und der Kontrolle über die Verwaltung Ihrer Reisebuchungen selbst, sowie der individuellen Betreuung und Unterstützung bei komplizierteren und/oder zeitaufwändigeren Prozessen.

DIE SICHERHEIT DER REISENDEN MITARBEITER ZU GEWÄHRLEISTEN
Obwohl Geschäftsreisen ein wesentlicher und wahrscheinlicher Bestandteil der meisten Unternehmen sind, sind sie nicht ohne Risiken. Ein Unternehmen hat eine Sorgfaltspflicht gegenüber seinen Mitarbeitern. Dies bedeutet, dass es eine gesetzliche (und moralische) Verpflichtung hat, das Verletzungsrisiko für einen Mitarbeiter während einer Geschäftsreise so weit wie möglich zu vermeiden. Es liegt an Ihnen (dem Reiseplaner), sicherzustellen, dass alle richtigen Sicherheitspläne und -maßnahmen vorhanden sind. Das bedeutet, dass eine ausreichende Reiseversicherung abgeschlossen wird, die Krankenversicherung, verlorenes Gepäck, Flugannullierungen sowie Naturkatastrophen und Terrorismus und alles dazwischen umfasst.

Die Mitarbeiter müssen vor der Reise über die mit ihren Bestimmungsorten verbundenen Risiken informiert werden und über die Vorgehensweise im Falle eines Reiseunfalls informiert werden.

Es ist wichtig, immer zu wissen, wo Ihre Unternehmen ausnahmslos Mitarbeiter hinreisen. Es gibt eine Vielzahl von Apps und Online-Tools, mit denen Sie den Überblick behalten und mit Ihren Reisenden in Kontakt bleiben können.

VORBUCHEN ZUM SPAREN
Wenn Sie bei der Reisevorbereitung vorausplanen, können Sie mehr sparen. Untersuchungen haben ergeben, dass Geschäftsreisende, die ihre Flüge nur einen Tag vorher buchen, am Ende bis zu 200% mehr für ihre Flüge bezahlen können.

Im Gegensatz dazu sind Flugpreise in der Regel ab drei Wochen und mehr vor dem Abflugdatum am günstigsten. Mit einer fortschrittlichen Einkaufsstrategie können Sie den Einfluss von Preisschwankungen auf das Reisebudget Ihres Unternehmens reduzieren oder mildern. Obwohl es nicht immer möglich ist, so weit im Voraus zu buchen, da sich Meetings und Termine manchmal in letzter Minute ändern), lohnt sich der Aufwand auf lange Sicht.

DIE AM BESTEN QUALIFIZIERTE PERSON ZU ERNENNEN
Die Reiseplanung ist keine leichte Aufgabe – sie ist weit mehr als nur die Koordination von Reiserouten. Die Verantwortlichkeiten eines Travel Managers reichen von Buchungen, Richtlinienmanagement, Budgetgenehmigungen, Berichterstattung und Abwicklung von Reiseunfällen. Dazu kommt die zeitaufwändige Suche nach den günstigsten Flügen, Landtransporten, Unterkünften etc.

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